Edenred Finland Oy:n rekisteriseloste

9.5.2018

 

1. Rekisterinpitäjä

Edenred Finland Oy
Y-tunnus 1057825-2
Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki
Puhelin: (09) 7594 2848
Sähköposti: privacy-fi@edenred.com

Vastaamme viimeistään kahden arkipäivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin.

 

2. Rekisterin nimi

Edenred Finland Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

 

3. Rekisterin tietojen käytön tarkoitus ja tietosisältö

Tietojen keräys ja rekisteritietojen käyttötarkoitus on Edenred Finland Oy:n ja palvelunkäyttäjän välisen asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen, yrityksen liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen sekä tuotteiden ja palveluiden markkinointi. Lisäksi asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin, tutkimustoimintaan, rekisterinpitäjän ja/tai sen yhteistyökumppaneiden mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin suuntaaminen asiakastietojen perusteella rekisterinpitäjän viestimien ja palvelujen kautta.

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Nimi (etu- ja/tai sukunimi)
  • Sähköpostiosoite
  • Matka- ja/tai muu puhelinnumero
  • Organisaatio ja asema
  • Organisaation osoitetiedot
  • Lokitiedot
  • Evästeet, pikselit, IP-tieto
  • Muut henkilön vapaaehtoisesti antamat tiedot

 

4. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekistereihin saadaan Edenred Finland Oy:n asiakastietojärjestelmästä, asiakkaan ja palvelunkäyttäjän itse antamista tiedoista, evästeistä, sekä ostetuista rekistereistä. Pääsääntöisesti osoitelähteet on eritelty, mikäli ne ovat muita kuin ensiksi mainittuja.

 

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Edenred Finland Oy ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Edenred Finland Oy pääasiassa käsittelee asiakkaan ja palvelunkäyttäjän tietoja EU:n ja Euroopan talousalueen (“ETA”) sisällä. Voidakseen tarjota mm. palveluja ja kohdennettua viestintää (tietojen käytön tarkoitus kuvataan tarkemmin kohdassa 3)  Edenred Finland Oy saattaa kuitenkin ajoittain joutua luovuttamaan tai siirtämään tietoja myös ETA-alueen ulkopuolelle. Tällaiset tilanteet koskevat olosuhteita, joissa Edenred Finland Oy:n alihankkijat tai niiden järjestelmät sijaitsevat ETA-alueen ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa Edenred Finland Oy tulee aina toimeenpanna tarvittavat oikeudelliset suojatoimet varmistaakseen tietojen tietoturvan ja salassapidon sovellettavien lakien mukaisesti. Asiakas ja palvelunkäyttäjä tiedostaa ja hyväksyy tällaiset luovutukset ja siirrot. Edenred Finland Oy sitoutuu toimittamaan asiakkaalle ja palvelunkäyttäjälle tämän pyynnöstä lisätietoja koskien tällaisia siirtoja ja niihin sovellettavia oikeudellisia suojaustoimenpiteitä.

 

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Edenred Finland Oy:ssä henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Edenred Finland Oy on ohjeistanut tietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään tietojen oikeanmukaisesta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Huolehdimme henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta sekä ylläpidämme osaamista tietojen käsittelyyn liittyen. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Edenred Finland Oy:n kaikkia työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus joko lainsäädännön tai erillisten salassapitositoumusten perusteella.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä. Kaikkiin näihin tiloihin on samaten järjestetty asianmukainen kulunvalvontajärjestelmä. Edenred Finland Oy:n ja sen mahdollisten alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla tiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä.

 

7. Tarkastusoikeus, tiedon korjaaminen, tietojen poistaminen ja niiden toteuttaminen

Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Lisäksi jokaisella on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Tiedot voidaan korjata, tarkastaa tai poistaa esittämällä kirjallinen tiedonkorjauspyyntö Edenred Finland Oy:lle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa ottamalla yhteyttä Edenred Finland Oy:n asiakaspalveluun. Saatamme joutua pyytämään joissain tapauksissa lisätietoja varmistuaksemme siitä, että pyynnön tehnyt henkilö on oikeutettu tekemään kyseisiä pyyntöjä.

Asiakassuhdetilanteissa säilytämme tietoja vähintään asiakassuhteen keston ajan. Päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan joka tilanteessa aina heti niiden tultua tarpeettomiksi. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tiedon säilyttämisessä.

Tässä kohdassa esitetyt oikeudet ovat rekisteröidyn käytettävissä siitä lukien kun EU:n tietosuoja-asetusta aletaan soveltamaan toukokuussa 2018.

 

8. Kielto-oikeus, suostumuksen peruminen, käsittelyn rajoittaminen ja näiden toteuttaminen

Jokaisella on oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimukseen, henkilömatrikkeliin ja sukututkimukseen ottamalla kirjallisesti yhteyttä Edenred Finland Oy:n. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, on asiakkaalla tai palvelunkäyttäjällä lisäksi milloin tahansa oikeus perua suostumuksensa käsittelyyn ilmoittamalla asiasta kirjallisesti Edenred Finland Oy:n asiakaspalveluun.

Jokaisella on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa rajoittamista esimerkiksi tilanteissa, joissa Edenred Finland Oy:llä ei ole enää perustetta käsitellä henkilötietoja ja ne tulisi lähtökohtaisesti poistaa, mutta poistamisen sijaan asiakas tai palvelunkäyttäjä haluaa ainoastaan rajoittaa Edenred Finland Oy:n kyseisten tietojen käsittelyä. Henkilötietojen käyttöä voidaan rajoittaa ottamalla kirjallisesti yhteyttä Edenred Finland Oy:n asiakaspalveluun.

Tässä kohdassa esitetyt oikeudet ovat rekisteröidyn käytettävissä siitä lukien kun EU:n tietosuoja-asetusta aletaan soveltamaan toukokuussa 2018.

 

9. Muutokset rekisteriselosteeseen

Edenred Finland Oy pidättää oikeuden muuttaa tätä rekisteriselostetta ilmoittamalla siitä Edenred Finland Oy:n verkkosivustolla. Tutustuthan rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.

 

10. Tietosuojaselosteen saatavuus

Edenred Finland Oy:n laatima rekisteriseloste pidetään jokaisen saatavilla Edenred Finland Oy:n kotisivuilla osoitteessa edenred.fi.