Tulorekisteri

 

Tietojen ilmoittamiseen liittyvät usein kysytyt kysymykset löydät alhaalta.

Ravintoetu, lahjakortit – Missä tilanteessa käytetään tulolajia Muu luontoisetu (koodiarvo 317)?

Tulolajilla ilmoitetaan työnantajan muuna kuin rahana antamat verotettavat edut, muun muassa asunto-, puhelin- ja ravintoetujen yhteismäärä, ellei edellä mainittuja etuja ole eritelty omiksi tulolajeiksi täydentävillä tulolajeilla. Muita tulolajilla ilmoitettavia etuja ovat esimerkiksi autotalli-, moottoripyörä- ja vene-etu, palkaksi katsotut henki- ja eläkevakuutusmaksut, yksilöimättömästä lahjakortista syntyvä etu ja merimiespalveluksessa olevan henkilön merimiehenä saama luontoisetu.

Jos tulonsaajalta peritään korvaus edusta, luontoisedun arvo ilmoitetaan täysimääräisenä tulolajilla ennen perityn korvauksen vähentämistä.

Muu luontoisetu -tulolajin yhteydessä on ilmoitettava, mitä luontoisetuja maksettu summa sisältää. Valinta tehdään seuraavista vaihtoehdoista: asuntoetu, puhelinetu, ravintoetu, muut edut.

Jos asuntoetu, puhelinetu tai ravintoetu ilmoitetaan erikseen omilla tulolajeillaan, etuja ei lisätä enää Muu luotoisetu -tulolajilla ilmoitettaviin tuloihin. Jos verotusarvoa ei ole erikseen vahvistettu Verohallinnon antamassa päätöksessä, luontoisedun arvo on sen käypä arvo. Etu on ilmoitettava, vaikka työntekijälle ei maksettaisi lainkaan rahapalkkaa tai rahapalkka ei riittäisi ennakonpidätyksen täysimääräiseen toimittamiseen. Luontoisedut ovat ennakonpidätyksen alaisia, ja niistä maksetaan sosiaalivakuutusmaksut. Jos edusta ei ole voitu toimittaa ennakonpidätystä rahapalkan vähyyden vuoksi, ennakonpidätystä ei ilmoiteta, jos maksaja ei ole tosiasiassa perinyt veroa.

 

Aikataulu – Mikä on ilmoitusten määräaika?

Palkkatietoilmoitus on annettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos tiedot annetaan paperilomakkeella, tietojen antamisen määräaika on 5 kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää. Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Jos työnantajan erillisilmoitus annetaan poikkeuksellisesti paperilomakkeella, ilmoitus on annettava viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 8. päivänä.

Aikataulu – Jos esimerkiksi loma-aikaan palkanmaksu tapahtuu automaattisesti, voiko ilmoituksen tehdä ennakkoon?

Kyllä voi. Ilmoituksen voi antaa 45 päivää ennen maksupäivää, esimerkiksi suoraan palkka-ajosta ennen maksupäivää.

Aikataulu – Jos maksupäivä on maanantai, ilmoituksen määräaika on viidentenä päivänä maksupäivän jälkeen, eli lauantaina. Pitääkö tiedot siis ilmoittaa lauantaina?

Kaikkiin tulorekisterissä käytössä oleviin määräaikoihin sovelletaan säädettyjen määräaikain laskemisesta annettua lakia (150/1930). Jos määräpäivä on lain 5 §:ssä tarkoitettu arkilauantai tai pyhäpäivä, siirtyy määräaika mainitun säännöksen nojalla aina seuraavaan arkipäivään.

Esimerkkitapauksessa maksupäivä on maanantai, jolloin eräpäivä olisi lauantai. Lain mukaan määräaika siirtyy seuraavan viikon maanantaihin.

Aikataulu – Eläkkeellä olevalle toimitusjohtajalle ei makseta palkkaa, mutta hänellä on puhelinetu, joka kirjataan palkanlaskentaan joulukuussa koko vuodelta. Milloin tieto ilmoitetaan tulorekisteriin?

Jatkossa etua ei voi ilmoittaa koko vuodelta yhdellä kertaa, vaan tiedot on ilmoitettava reaaliaikaisesti. Luontoisedut ovat nautintaperiaatteen mukaisesti sen kuukauden tuloa, jolloin etu on ollut tulonsaajan käytettävissä. Näin ollen myös puhelinetu on ilmoitettava reaaliaikaisesti.

Jos tulonsaajalle ei makseta rahasuorituksia, muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset ilmoitetaan kuukausittain viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Maksupäiväksi on merkittävä sen kuun viimeinen päivä, jolloin etu on ollut käytössä. Puhelinetu olisi otettava huomioon myös työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärässä kuukausittain.

Mitä palkanmaksukaudella tarkoitetaan?

Palkanmaksukausi (ns. palkkakausi) on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Yrityksellä voi olla käytössään useita palkanmaksukausia, esimerkiksi kuukausipalkkalaisille ja tuntipalkkalaisille erikseen. Palkanmaksukausi voi myös poiketa yrityksen normaalista palkanmaksukaudesta. Työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Vastaavasti kesken palkanmaksukautta työsuhteen aloittavan palkanmaksukausi alkaa työsuhteen alkaessa. Palkanmaksukausi voi siten olla tietyissä tilanteissa eri tulonsaajilla eri pituinen. Tulon maksupäivä voi olla myös palkanmaksukauden ulkopuolella.

Miten hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä?

Hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Hakemuksen yhteydessä tilataan varmenne.

Mikä on reaaliaikaisen ja viivästetyn Web Service -kanavan ero ja millaisiin tilanteisiin ne on tarkoitettu?

Reaaliaikainen Web Service -rajapinta sopii pienille tietomäärille, ja viivästettyä Web Service -rajapintaa on käytettävä suurissa tietomäärissä.

Miten SFTP-rajapinta toimii ja millaisiin tilanteisiin se on tarkoitettu?

SFTP vastaa viivästettyä Web Service -rajapintaa ja sopii suurille tietomäärille

Pitääkö ilmoitustapojen suhteen tehdä lopullinen valinta esimerkiksi koko vuodeksi?

Ei tarvitse, ilmoitustapaa voi muuttaa tarvittaessa. Ilmoitustapoja voi vaihdella myös eri ilmoituksissa. Suosituksena kuitenkin on, että rahapalkat ilmoitetaan ilmoitustavalla 2.

Voiko yhdelle työntekijälle yhden kuukauden aikana maksetut korvaukset (jos palkka maksetaan 2 viikon välein) ilmoittaa samalla ilmoituksella?

Ei voi, ilmoitukset on tehtävä maksupäiväkohtaisesti.

Miten saan varmenteen?

Ensin pitää tehdä hakemus tulorekisteri.fi-sivulla, ja sen jälkeen saat sähköpostiin noutotunnuksen.

Jos toimittaa tietoja useammasta järjestelmästä tulorekisteriin (esim. palkanlaskenta- ja matkalaskuohjelma), pitääkö olla kaksi erillistä varmennetta vai riittääkö yksi?

Yksi varmenne riittää, mutta perustelluissa tapauksissa on mahdollista hakea useampi varmenne. Tiedon tuottajan ja tiedon käyttäjän pitää muodostaa erilliset varmenteet kumpaankin käyttötarkoitukseen.

Kuka yrityksessä on oikeutettu tekemään hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi ja miten se tehdään?

Hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Hakemuksen tekee yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Hakemuksen yhteydessä tilataan varmenne.

Jos tilitoimisto hoitaa ilmoittamisen tulorekisteriin yrityksen puolesta, hakeeko tilitoimisto varmenteen?

Kyllä hakee, ja yrityksen pitää antaa tilitoimistolle valtuus.

Miten korjaan virheellisen ilmoituksen?

Korvaavalla ilmoituksella mahdollisimman pian, kun virhe tulee ilmoittajan tietoon. Tietyissä tilanteissa ilmoitus on mitätöitävä, esimerkiksi jos on ilmoitettu väärä henkilötunnus.

Miten korjaan ilmoituksen, jos olen ilmoittanut esimerkiksi liikaa palkkoja?

Jos virhe on pelkästään ilmoituksessa, eli työntekijälle on maksettu oikea määrä palkkaa mutta tulorekisteriin on ilmoitettu väärin, pitää tehdä korvaava ilmoitus. Jos on maksanut työntekijälle liikaa palkkaa tai muuta tuloa, maksajan pitää korjata aiempi ilmoitus merkitsemällä liikasuoritus perusteettomaksi eduksi. Takaisinperintätiedot ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jolloin ne maksetaan työnantajalle takaisin. Samalla olisi mainittava myös alkuperäinen palkanmaksukausi, jolloin liikasuoritus maksettiin työntekijälle.

Mitä kanavia pitkin tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin?

Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin eri kanavia pitkin.
Tietojen ilmoittamisen kanavat ovat:

 

1. tekninen rajapinta

a. reaaliaikainen Web Service -rajapinta
b. viivästetty Web Service -rajapinta
c. SFTP-rajapinta

2. sähköinen asiointipalvelu

a. latauspalvelu
b. verkkolomake

3. paperilomake (erityisestä syystä).

 

Milloin ilmoitus pitää mitätöidä (eli korvaava ilmoitus ei riitä)?

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus esimerkiksi silloin, jos maksupäivä, henkilötunnus tai Y-tunnus on ilmoitettu väärin. Katso tarkemmin ohjeen Tietojen korjaaminen tulorekisterissä luvusta 6.

Mitä tarkoitetaan käyttöliittymällä?

Käyttöliittymällä tarkoitetaan sähköistä asiointipalvelua, jota voi käyttää suorituksen maksaja tai muu tiedon tuottaja, tiedon käyttäjä sekä tulonsaaja

Huomasin tammikuussa 2019, että ilmoitin virheellisesti palkkatietoja vuoden 2018 puolella. Korjaanko tiedot tulorekisteriin?

Tulorekisteriin ilmoitetaan ja korjataan vain 1.1.2019 lähtien maksetut palkat. Ennen vuotta 2019 väärin ilmoitetut palkkatiedot korjataan vanhan menettelyn mukaan.

Mitä ansaintakausi tarkoittaa?

Ansaintakausi on ajanjakso, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin palkanmaksukausi, esimerkiksi vuoden pituinen tai pidempi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, ja se voi olla kunkin ilmoitettavan tulolajin kohdalla eripituinen. Palkan ansainta-aika voi olla eri kuin palkanmaksukausi.

Ansaintakausi on vapaaehtoisesti ilmoitettava täydentävä tieto, jota tarvitsee moni tiedon käyttäjä, esimerkiksi sosiaalivakuuttajat, työttömyyskassat ja Kela. Vaikka ansaintakausi on vapaaehtoisesti annettava täydentävä tieto, sen ilmoittamista suositellaan.

Miten palkanmaksukausi ja ansaintakausi eroavat toisistaan?

Palkanmaksukausi on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Palkka on maksettava palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jollei toisin sovita. Aineistossa voi olla vain yksi palkanmaksukausi.
Tulon ansainta-aika (ns. ansaintakausi, kertymäaika) voi olla eri kuin palkanmaksukausi. Ansaintakausi on ajanjakso, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin palkanmaksukausi, esimerkiksi vuoden pituinen tai pidempi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, ja se voi olla kunkin ilmoitettavan tulolajin kohdalla eripituinen.

Ilmoitetaanko tiedot kerran kuukaudessa?

Tiedot ilmoitetaan jokaisen maksutapahtuman jälkeen erikseen.

Yrityksessä on tuntipalkkaisia, joille maksetaan palkka 2 viikon välein, sekä kuukausipalkkaisia, joille maksetaan palkka kerran kuukaudessa. Voiko työntekijöille maksetut suoritukset ilmoittaa samassa aineistossa, kun maksupäivä on sama?

Ei voi, jos kuukausi- ja tuntipalkkaisilla on eri palkanmaksukaudet. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoitukset. Jos palkanmaksukausi on tuntipalkkaisilla ja kuukausipalkkaisilla eri, tiedot on annettava eri aineistoissa, vaikka maksupäivä olisi sama.

Voiko sama ilmoittaja käyttää eri ilmoituskanavia, kuten teknistä rajapintaa ja sähköistä asiointipalvelua?

Kyllä voi. Teknistä rajapintaa käyttäessään tietojen ilmoittajan ei tarvitse erikseen kirjautua palveluun ja tunnistautua henkilökohtaisesti. Teknisen rajapinnan käyttöä varten tarvitaan varmenne. Tulorekisterin varmennepalvelussa muodostettu varmenne annetaan joko yritykselle itselleen tai sen puolesta asioivalle tilitoimistolle tai muulle palkkahallinnon kumppanille.

Sähköisessä asiointipalvelussa voi toimittaa tietoja tulorekisteriin kahdella tavalla: lataamalla tiedostoja tai syöttämällä yksittäisen ilmoituksen tiedot verkkolomakkeella. Sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksella.

Voiko koko kalenteriviikon maksut lähettää samalla kertaa samalla tiedostolla (5 eri palkanmaksupäivää)? Esimerkiksi koko viikon pikamääräysmaksut.

Ei voi. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoituksia. Jos tulonsaajille on maksettu viitenä eri päivänä suorituksia, maksajan pitää muodostaa näistä viisi eri aineistoa. Halutessaan maksaja voi toimittaa kaikki aineistot tulorekisteriin samana päivänä, mutta tällöin on noudatettava maksupäivä + 5 päivää -periaatetta, eli kaikki maksutiedot on annettava heti viidentenä päivänä ensimmäisen maksupäivän jälkeen. Maksaja voi esimerkiksi ladata aineistot tulorekisteriin samalla kertaa latauspalvelussa.

Miten ilmoitetaan kuukausipalkka?

Ilmoitustapa 2:n tulolajeilla voi ilmoittaa tietoja sekä tunti- että kuukausipalkkaisille. Ilmoitustapa 2:n tulolaji Aikapalkka (koodiarvo 201) voi olla käytössä myös kuukausipalkkaisille. Sama koskee muitakin ilmoitustapa 2:n tulolajeja, kuten Lomarahaa (koodiarvo 213). Vaihtoehtoisesti maksaja voi ilmoittaa kuukausipalkan yhteissummana ilmoitustavan 1 mukaisesti (tulolajin koodiarvo 101).

Jos aineisto on suurikokoinen, pitääkö se lähettää useassa osassa?

Tulorekisteriin toimitettavilla aineistoilla on koko- ja määrärajoitukset. Yhdessä aineistossa voi olla joko 10 000 palkkatietoilmoitusta tai aineiston enimmäiskoko voi olla 50 MB. Jos aineisto on tätä suurempi, tiedot on lähetettävä useammassa aineistossa. Tämä määrä on SFTP-aineistojen enimmäiskoko. Reaaliaikaisessa Web Service -kanavassa enimmäismäärä on yksi ilmoitus, jonka enimmäiskoko on 1 MB.

Voiko tietoja ilmoittaa keinotekoisella henkilötunnuksella?

Keinotekoisella tunnisteella ilmoittamista ei missään nimessä suositella.
Keinotekoiset tunnisteet ovat käyttäjäkohtaisia, ja eri tiedon käyttäjillä voi olla käytössään sama tunniste eri henkilöille.
Suosituksena on käyttää asiakkaan ulkomaista tunnistetta, jos varsinaista suomalaista asiakastunnistetta ei ole.

Palkka maksetaan kahden viikon välein. Miten luontoisedut (kuten puhelinetu) ilmoitetaan?

Luontoisetu on ilmoitettava jommankumman kyseessä olevan kuukauden maksupäivän ilmoituksella.

Kun tilitoimisto hakee varmenteen tulorekisteriin, tarvitseeko tilitoimisto siihen valtuuden asiakasyritykseltään, jonka puolesta tilitoimisto ilmoittaa tiedot tulorekisteriin? Vai onko oletus, että kun tilitoimisto on saanut asiakkailtaan Katso-valtuutukset, teknisen rajapinnan käyttöön ei tarvita enää muita valtuuksia?

Jos tilitoimisto tekee asiakasyrityksensä puolesta hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi ja hakee varmenteen, sillä pitää olla voimassa oleva toimeksiantosopimus asiakasyrityksen kanssa.

Jos yrityksellä on sata palkansaajaa, pitääkö tehdä 100 ilmoitusta vai voiko kaikkien tiedot ilmoittaa yhdellä ilmoituksella?

Voit antaa 100 ilmoitusta yhdessä aineistossa, jos käytät latauspalvelua tai teknistä rajapintaa ja ilmoituksilla on sama maksupäivä ja palkanmaksukausi. Yksi ilmoitus sisältää yhden tulonsaajan tiedot, mutta voit lähettää aineistossa useiden tulonsaajien ilmoituksia yhdellä kerralla.

Miten asiakkaamme valtuuttavat tilitoimiston lähettämään tietojaan tulorekisteriin, jos käytössä on tekninen rajapinta?

Jos tietojen ilmoittamiseen käytetään teknistä rajapintaa, ei tarvita Suomi.fi-tunnistusta eikä valtuuttamista. Tilitoimisto tarvitsee ainoastaan varmenteen. Varmenteen hakee se taho, joka toimittaa tietoja tulorekisteriin, eli yritys itse, tilitoimisto tai palkkahallinnon kumppani.

Mistä varmenne haetaan?

Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tekee hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi ja tilaa samalla varmenteen. Lisätietoa annetaan tulorekisteri.fi-sivulla.

Pitääkö tulorekisteriin ilmoittaa ulkomaan kansalaisen (jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta) tiedot, jos hänelle maksetaan vain verottomia kilometrikorvauksia ja päivärahoja? Jos pitää, mikä annetaan tunnistetietona?

Tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaan tiedot on annettava. Tulorekisteriin on ilmoitettava palkkatietoilmoituksella kaikki ne tiedot, jotka on tälläkin hetkellä ilmoitettava jollekin tulorekisterin tiedon käyttäjälle palkkatiedoista esimerkiksi vuosi-ilmoituksella. Nykyisin nämä tiedot ilmoitetaan Verohallinnolle rajoitetusti verovelvollisten vuosi-ilmoituksella, joten tiedot ilmoitetaan jatkossa tulorekisteriin.

Tulonsaajan tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin ensisijaisesti suomalaisella henkilötunnuksella. Ulkomailla asuvasta henkilöstä on lisäksi annettava tieto ulkomaisesta vero- tai henkilötunnisteesta. Jos tulonsaajalla on sekä suomalainen että ulkomainen tunniste, ilmoitetaan molemmat tunnisteet.

Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, hänestä on ilmoitettava nimi, syntymäaika, sukupuoli ja osoite. Rajoitetusti verovelvollisesta tulonsaajasta on aina ilmoitettava myös asuinvaltio ja asuinvaltion verotunniste (TIN), jos tunniste on käytössä asuinvaltiossa, sekä yhteystiedot asuinvaltiossa.

Tulorekisterissä ei ole alarajaa palkintojen arvolle. Pitääkö kunnan ilmoittaa tulorekisteriin kaikki palkinnot, joita se jakaa esimerkiksi koulujen urheilukilpailuissa tai kaikille avoimissa kilpailuissa?

Nykyisen yleisestä tiedonantovelvollisuudesta annetun Verohallinnon päätöksen mukaan palkintoa ei tarvitse ilmoittaa, jos sen arvo on alle 100 euroa. Ilmoitus annetaan vain rahanarvoisista palkinnoista eli ei pokaaleista. Tulorekisterissä ei kuitenkaan ole euromääräisiä alarajoja, joten jatkossa täytyy antaa ilmoitus, jos kunta jakaa jotain rahanarvoista palkinnoksi. Pokaaleista ei edelleenkään tarvitse antaa ilmoitusta.

Tulonsaajan työsuhde on päättynyt, mutta hänellä on vielä tämän jälkeen käytössä jokin luontoisetu (esimerkiksi asuntoetu). Tällöin ei voida käyttää normaaleja luontoisedun verotusarvoja, vaan on käytettävä edun käypää arvoa. Ilmoitetaanko luontoisetu työsuhteen jälkeenkin luontoisetujen tulolajeilla käyttäen käypää arvoa, vai ilmoitetaanko etu jollakin muulla tulolajilla?

Edun voi työsuhteen jälkeenkin ilmoittaa luontoisetujen tulolajeilla käyttäen käypää arvoa.

Jos maksaa takautuvasti esimerkiksi vuoden alusta palkkaa, miten tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin?

Jos palkkaa on jäänyt maksamatta ja maksu suoritetaan vuoden ajalta takautuvasti, maksettu suoritus ilmoitetaan tulorekisteriin uudella ilmoituksella silloin, kun tulo maksetaan. Tärkeää on ilmoittaa tulon ansaintakaudet.

Maksamme tammikuun 2019 palkat vuoden viimeisenä päivänä eli 31.12.2018. Ilmoitetaanko palkkatiedot tulorekisteriin?

Ei ilmoiteta. Tulorekisteriin ilmoitetaan vain 1.1.2019 ja sen jälkeen maksetut suoritukset. Näin ollen joulukuun viimeisenä päivänä 2018 maksetut suoritukset ilmoitetaan vuosi-ilmoituksella esimerkiksi Verohallinnolle.

 

Lisää usein kysyttyjä kysymyksiä löydät alla olevista linkeistä.

 

Yleistä

 

Ravintoetu, virike-etu ja työmatkaetu

 

Verottomat korvaukset

 

Tietojen korjaaminen

 

Poissaolot ja sanktiot