Tulorekisteri

 

Kansallinen Tulorekisteri (KATRE) otettiin käyttöön 1.1.2019 alkaen maksettavien palkkojen ja etuuksien osalta. Edenred on ottanut toiminnassaan huomioon Tulorekisterin uudet vaatimukset, ja tarjoaa asiakkailleen ohjeita henkilöstöetujen raportointiin.

 

Tulorekisteri velvoittaa jokaisen palkkaa tai etuuksia maksavan tahon ilmoittamaan tiedot Tulorekisteriin. Luontoisedut tulevat olemaan raportoitavien etuuksien piirissä silloin, kun niitä on annettu työntekijän käyttöön. Jos työntekijälle maksetaan sekä rahapalkka että luontoisetuja, tulee molempien suoritusten tiedot ilmoittaa viimeistään viidentenä kalenteripäivänä Tulorekisteriin. Jos työntekijälle ei ole samalla maksettu rahana maksettavaa palkkaa, voi luontoisetujen tiedot ilmoittaa kuukausitasolla: luontoisetutiedot on kuitenkin ilmoitettava Tulorekisteriin viimeistään etuuden maksupäivää seuraavan kuukauden viidentenä päivänä. Eli esimerkiksi tammikuun 15. päivä maksettava luontoisetu on ilmoitettava helmikuun 5. päivään mennessä.

 

Lataa Edenredin opas tulorekisteristä

 

Lue lisää tulorekisteristä verohallinnon sivuilta

 

Olemme koostaneet alle usein kysyttyjä kysymyksiä vastauksineen. Kysymykset ja vastaukset on otettu verohallinnon julkaisemasta Tulorekisteriä koskevasta kysymys-vastaus-paketista.

Mitä hyötyä työnantajalle on tulorekisteristä?

Tulorekisteri korvaa palkkojen vuosi-ilmoitukset ja samoja tietoja ei tarvitse ilmoittaa moneen kertaan.

 

Miksi kannattaa ilmoittaa myös täydentävät tiedot?

Kaikki tietoja käyttävät tahot pystyvät hyödyntämään tietoja tarvitsemallaan tavalla ja jälkikäteen tehtävät selvitykset vähenevät. Mikäli on ilmoittanut vain pakolliset tiedot, saattaa joutua toimittamaan lisätietoja myöhemmin.

Voiko tulonsaajalle tulla seurauksia, jos tietoja ei ilmoiteta?

Ei suoranaisesti, mutta jos tulonsaaja huomaa puutteita ilmoitetuissa tiedoissa, hänen kannattaa olla suoraan yhteydessä palkanmaksajaan, koska tiedon käyttäjillä ei ole ajantasaista tietoa saaduista tuloista ja esimerkiksi etuuskäsittelyt saattavat viivästyä.

Onko ilmoitettaville palkoille jotain alarajaa?

Ei ole alarajaa.

Kenen vastuulla tietojen oikeellisuus on?

Suoritusten maksajat ovat vastuussa ilmoittamiensa tietojen oikeellisuudesta.

Miten tulonsaaja hyötyy tulorekisteristä?

Tulonsaaja saa reaaliaikaisen tiedon hänelle maksetuista tuloista ja etuuksista (vuodesta 2020 lähtien). Lisäksi sidosryhmät saavat reaaliaikaisen tiedon, mikä nopeuttaa etuuksien käsittelyä. Tulonsaaja voi itse tulostaa tulorekisteriotteen esimerkiksi pankkia varten.

Miten tietojen siirtymisen tietoturva varmistetaan?

Tietoja säilytetään ja käsitellään ns. korotetun tietoturvatason ympäristössä.

Mille tiedon käyttäjille riittää, jos ilmoittaa tulorekisteriin vain pakolliset tiedot? Mitkä tiedon käyttäjät vaativat laajempia tietoja?

Vain Verohallinto ja Työttömyysvakuutusrahasto pystyvät hyödyntämään pakollisia tietoja. Esimerkiksi Kela ja työeläkelaitokset vaativat laajempia tietoja.

Onko tulorekisteriin kirjautumiseen pakko käyttää henkilökohtaisia verkkopankkitunnuksia?

Teknisen rajapinnan käytössä verkkopankkitunnuksia ei tarvita, mutta sähköisen asiointipalvelun latauspalvelun ja verkkolomakkeen käyttö vaatii Suomi.fi-tunnistautumisen. Suomi.fi-palvelussa voi tunnistautua verkkopankkitunnuksien lisäksi myös varmennekortilla tai mobiilivarmenteella.

Kuka korjaa tulorekisterissä olevan virheellisen tiedon?

Suorituksen maksaja vastaa tulotietojen oikeellisuudesta.

Miten ilmoitusta voi korjata, jos sen on antanut teknisen rajapinnan kautta?

Korjauksen voi tehdä minkä tahansa kanavan kautta.

Mitä tietoja virheellisen tiedon korjaamiseen tarvitsee?

Korjauksessa on aina käytettävä kyseisen ilmoituksen ilmoitusviitettä.

Jos jonakin kuukautena ei makseta palkkoja, pitääkö siitä ilmoittaa tulorekisteriin?

Säännöllisen työnantajan on tällöin annettava Ei palkanmaksua -tieto työnantajan erillisilmoituksella seuraavan kuun 5. päivään mennessä.

Puhutaan, että tulorekisteri keventää työnantajan hallinnollista taakkaa. Aiemmin palkat on kuitenkin ilmoitettu vain kerran vuodessa, ja nyt ne joudutaan ilmoittamaan joka kuukausi. Miten tämä vähentää taakkaa?

Vuosittaiset päällekkäiset ilmoitukset eri sidosryhmille (ilmoitustapa 2) ja etuuskäsittelyyn liittyvät lisätietopyynnöt (sidosryhmät ja työntekijä) poistuvat, kun tieto saadaan suoraan tulorekisteristä.

Miten tulorekisterin käyttäjien tiedon käyttöä valvotaan?

Sähköisessä asiointipalvelussa jokaisesta käynnistä tulorekisterissä jää jälki. Tietoja käyttävät vain ne tahot, joilla on siihen lain perusteella oikeus. Tietoja saa myös käyttää vain siinä laajuudessa, kuin laki määrittelee.

Mikä on ilmoituksen ja aineiston ero?

Ilmoitus on yhden tulonsaajan yhden maksupäivän tiedot, ja aineisto voi sisältää useita ilmoituksia yhdeltä maksupäivältä ja palkanmaksukaudelta.

Täytyykö vuonna 2019 toimittaa vielä paperinen verokortti vai toimiiko kaikki sähköisesti työnantajan suuntaan? Säilyvätkö suorasiirtosopimukset?

Tulorekisteri ei tuo muutoksia menettelyihin. Kannattaa olla yhteydessä suoraan Verohallintoon.

Saanko tulorekisteriviranomaiselta kaikki tarvittavat verotukseen liittyvät tiedot, kuten mikä tulo on veronalaista?

Et saa. Tulorekisteriviranomainen ei ota kantaa verotukseen. Asiasta tulee olla yhteydessä Verohallintoon.

Minulla on sekä palkka- että eläketuloja. Näenkö vuonna 2019 tulorekisteristä kaikki tuloni vai ainoastaan palkat?

Ainoastaan palkat. Vuodesta 2020 lähtien näet tulorekisteristä molemmat, eli palkat ja etuude

Voiko kansalainen tarkistaa tulorekisteristä, kuka hänen tietojaan on käyttänyt ja katsonut?

Tulorekisteri.fi-sivulla kuvataan kullekin tiedon käyttäjälle luovutettavat tiedot, mihin käyttötarkoitukseen tiedot luovutetaan ja mihin lainsäädäntöön tietojen luovuttaminen perustuu. Tulonsaajalla on omien tietojensa tarkastusoikeus.

Kuka valtuuttaa yrityksessä henkilöt tulorekisterin käyttöön?

Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen voi antaa yrityksille tai henkilöille valtuuden asioida tulorekisterissä 1.8.2018 lähtien palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Käytössä ovat valtuuskoodit Palkkatietojen katselu ja Palkkatietojen ilmoittaminen.

Kuka voi toimia yrityksen edustajana tulorekisterissä?

Tulorekisterissä voi asioida yrityksen tai organisaation nimissä, mikäli

  • ilmoittajalle on kaupparekisterissä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) merkitty jokin toimielinrooli kyseiseen yritykseen tai organisaatioon tai
  • ilmoittaja on saanut sähköisen valtuuden yrityksen tai organisaation nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä toimiakseen tietyssä asiointipalvelussa yrityksen tai organisaation nimissä.

Yrityksen puolesta asiointi onnistuu seuraavilla toimielinrooleilla:

  • Toimitusjohtaja
  • Toimitusjohtajan sijainen
  • Varatoimitusjohtaja
  • Hallituksen puheenjohtaja
  • Hallituksen jäsen
  • Selvitysmies
  • Isännöitsijä
  • Päävastuullinen isännöitsijä
  • Elinkeinonharjoittaja
  • Vastuunalainen yhtiömies (Ky)
  • Yhtiömies (Ay)
  • Oikeutettu
  • Prokuristi

Jos ilmoittajalla on yhden hengen osakeyhtiö ja ilmoittaja on yrityksen hallituksen ainut jäsen, yrityksen puolesta pystyy asioimaan vain ilmoittaja, jolle on kaupparekisteriin merkitty jokin mainittu toimielinrooli kyseiseen yritykseen.

Mitä valtuuksia tulorekisterissä on käytössä?

Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttö edellyttää oikeutta asioida tulorekisterissä. Tulorekisterin käyttöä hallinnoidaan valtuuksien avulla. Tulorekisterissä on käytössä omat valtuuskoodit:

  • Palkkatietojen ilmoittaminen
  • Palkkatietojen katselu.
Miten jatkossa toimitaan verokorttien kanssa? Tarvitseeko työntekijöiden toimittaa tietoja muutoksista erikseen vai ovatko tiedot saatavilla tulorekisteristä?

Tulorekisteristä ei saa ennakonpidätystietoja, joiden perusteella maksaja toimittaa ennakonpidätyksen tulonsaajan palkasta.

Tulorekisteri mahdollistaa reaaliaikaisten tietojen saamisen, mutta se ei voi ottaa kantaa Verohallinnon kehitystyöhön. Verohallinto tiedottaa mahdollisista muutoksista ja menettelyiden kehittämisestä Vero.fi-sivulla (vero.fi/muutoksia).

Miten on varmistettu, että tietoja ei haeta järjestelmästä tarpeettomasti?

Tulorekisterin tietoja saa käyttää vain laissa säädettyihin käyttötarkoituksiin. Tulorekisterissä on määritelty tarkat profiilit ja roolit, joilla tietoja voidaan hakea ja jotka rajaavat tiedon käyttäjien tiedonsaantioikeutta. Tietojen katselua tulotietojärjestelmästä seurataan, ja väärinkäytöksiin voidaan tarvittaessa puuttua. Tietoja ei saa hakea pelkästä uteliaisuudesta.

Voiko henkilö estää tietojen ilmoittamisen tulorekisteriin vedoten tietosuoja-asetukseen?

Ei voi. Suorituksen maksajalla on velvollisuus toimittaa tiedot tulorekisteriin.

Millainen loki tulorekisteriin jää siitä, kuka on katsonut esimerkiksi minua koskevia tietoja?

Tulorekisterin tietoja saa käyttää vain laissa säädettyihin käyttötarkoituksiin. Tulorekisterissä on määritelty tarkat profiilit ja roolit, joilla tietoja voidaan hakea ja jotka rajaavat tiedon käyttäjien tiedonsaantioikeutta. Tietojen katselua tulotietojärjestelmästä seurataan ja tarvittaessa väärinkäytöksiin on mahdollista puuttua. Tietoja ei ole lupa hakea pelkästä uteliaisuudesta.

Tulorekisteri.fi-sivulla kuvataan kullekin tiedon käyttäjälle luovutettavat tiedot, mihin käyttötarkoitetukseen tiedot luovutetaan ja mihin lainkohtaan tietojen luovuttaminen perustuu. Tulonsaajalla on omien tietojensa tarkastusoikeus. Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käytöstä muodostetaan loki.

Mitä tulorekisterissä tarkoitetaan maksajalla?

Maksajalla tarkoitetaan tunnisteella yksilöitävää suorituksen maksajaa. Yhdessä aineistossa voi antaa vain yhden maksajan tiedot. Jos maksajan tiedot jonkun ilmoituksen kohdalla poikkeavat muusta aineistosta, on kyseisestä ilmoituksesta tehtävä oma aineisto.