Tulorekisteri

Tulolajilla ilmoitetaan työnantajan muuna kuin rahana antamat verotettavat edut, muun muassa asunto-, puhelin- ja ravintoetujen yhteismäärä, ellei edellä mainittuja etuja ole eritelty omiksi tulolajeiksi täydentävillä tulolajeilla. Muita tulolajilla ilmoitettavia etuja ovat esimerkiksi autotalli-, moottoripyörä- ja vene-etu, palkaksi katsotut henki- ja eläkevakuutusmaksut, yksilöimättömästä lahjakortista syntyvä etu ja merimiespalveluksessa olevan henkilön merimiehenä saama luontoisetu.

Jos tulonsaajalta peritään korvaus edusta, luontoisedun arvo ilmoitetaan täysimääräisenä tulolajilla ennen perityn korvauksen vähentämistä.

Muu luontoisetu -tulolajin yhteydessä on ilmoitettava, mitä luontoisetuja maksettu summa sisältää. Valinta tehdään seuraavista vaihtoehdoista: asuntoetu, puhelinetu, ravintoetu, muut edut.

Jos asuntoetu, puhelinetu tai ravintoetu ilmoitetaan erikseen omilla tulolajeillaan, etuja ei lisätä enää Muu luotoisetu -tulolajilla ilmoitettaviin tuloihin. Jos verotusarvoa ei ole erikseen vahvistettu Verohallinnon antamassa päätöksessä, luontoisedun arvo on sen käypä arvo. Etu on ilmoitettava, vaikka työntekijälle ei maksettaisi lainkaan rahapalkkaa tai rahapalkka ei riittäisi ennakonpidätyksen täysimääräiseen toimittamiseen. Luontoisedut ovat ennakonpidätyksen alaisia, ja niistä maksetaan sosiaalivakuutusmaksut. Jos edusta ei ole voitu toimittaa ennakonpidätystä rahapalkan vähyyden vuoksi, ennakonpidätystä ei ilmoiteta, jos maksaja ei ole tosiasiassa perinyt veroa.

Palkkatietoilmoitus on annettava viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Jos tiedot annetaan paperilomakkeella, tietojen antamisen määräaika on 5 kalenteripäivän sijaan 8 kalenteripäivää. Työnantajan erillisilmoitus annetaan kuukausittain, viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 5. päivänä. Jos ilmoituksen määräpäivä on arkilauantai tai pyhäpäivä, tiedot voi ilmoittaa seuraavana arkipäivänä. Jos työnantajan erillisilmoitus annetaan poikkeuksellisesti paperilomakkeella, ilmoitus on annettava viimeistään palkanmaksukuukautta seuraavan kalenterikuukauden 8. päivänä.

Kyllä voi. Ilmoituksen voi antaa 45 päivää ennen maksupäivää, esimerkiksi suoraan palkka-ajosta ennen maksupäivää.

Kaikkiin tulorekisterissä käytössä oleviin määräaikoihin sovelletaan säädettyjen määräaikain laskemisesta annettua lakia (150/1930). Jos määräpäivä on lain 5 §:ssä tarkoitettu arkilauantai tai pyhäpäivä, siirtyy määräaika mainitun säännöksen nojalla aina seuraavaan arkipäivään.

Esimerkkitapauksessa maksupäivä on maanantai, jolloin eräpäivä olisi lauantai. Lain mukaan määräaika siirtyy seuraavan viikon maanantaihin.

Jatkossa etua ei voi ilmoittaa koko vuodelta yhdellä kertaa, vaan tiedot on ilmoitettava reaaliaikaisesti. Luontoisedut ovat nautintaperiaatteen mukaisesti sen kuukauden tuloa, jolloin etu on ollut tulonsaajan käytettävissä. Näin ollen myös puhelinetu on ilmoitettava reaaliaikaisesti.

Jos tulonsaajalle ei makseta rahasuorituksia, muuna kuin rahana annetut edut ja suoritukset ilmoitetaan kuukausittain viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Maksupäiväksi on merkittävä sen kuun viimeinen päivä, jolloin etu on ollut käytössä. Puhelinetu olisi otettava huomioon myös työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärässä kuukausittain.

Palkanmaksukausi (ns. palkkakausi) on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Yrityksellä voi olla käytössään useita palkanmaksukausia, esimerkiksi kuukausipalkkalaisille ja tuntipalkkalaisille erikseen. Palkanmaksukausi voi myös poiketa yrityksen normaalista palkanmaksukaudesta. Työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Vastaavasti kesken palkanmaksukautta työsuhteen aloittavan palkanmaksukausi alkaa työsuhteen alkaessa. Palkanmaksukausi voi siten olla tietyissä tilanteissa eri tulonsaajilla eri pituinen. Tulon maksupäivä voi olla myös palkanmaksukauden ulkopuolella.

Hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Hakemuksen yhteydessä tilataan varmenne.

Reaaliaikainen Web Service -rajapinta sopii pienille tietomäärille, ja viivästettyä Web Service -rajapintaa on käytettävä suurissa tietomäärissä.

SFTP vastaa viivästettyä Web Service -rajapintaa ja sopii suurille tietomäärille

Ei tarvitse, ilmoitustapaa voi muuttaa tarvittaessa. Ilmoitustapoja voi vaihdella myös eri ilmoituksissa. Suosituksena kuitenkin on, että rahapalkat ilmoitetaan ilmoitustavalla 2.

Ei voi, ilmoitukset on tehtävä maksupäiväkohtaisesti.

Ensin pitää tehdä hakemus tulorekisteri.fi-sivulla, ja sen jälkeen saat sähköpostiin noutotunnuksen.

Yksi varmenne riittää, mutta perustelluissa tapauksissa on mahdollista hakea useampi varmenne. Tiedon tuottajan ja tiedon käyttäjän pitää muodostaa erilliset varmenteet kumpaankin käyttötarkoitukseen.

Hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi voi tehdä tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Hakemuksen tekee yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö. Hakemuksen yhteydessä tilataan varmenne.

Kyllä hakee, ja yrityksen pitää antaa tilitoimistolle valtuus.

Korvaavalla ilmoituksella mahdollisimman pian, kun virhe tulee ilmoittajan tietoon. Tietyissä tilanteissa ilmoitus on mitätöitävä, esimerkiksi jos on ilmoitettu väärä henkilötunnus.

Jos virhe on pelkästään ilmoituksessa, eli työntekijälle on maksettu oikea määrä palkkaa mutta tulorekisteriin on ilmoitettu väärin, pitää tehdä korvaava ilmoitus. Jos on maksanut työntekijälle liikaa palkkaa tai muuta tuloa, maksajan pitää korjata aiempi ilmoitus merkitsemällä liikasuoritus perusteettomaksi eduksi. Takaisinperintätiedot ilmoitetaan sen palkanmaksukauden ilmoituksella, jolloin ne maksetaan työnantajalle takaisin. Samalla olisi mainittava myös alkuperäinen palkanmaksukausi, jolloin liikasuoritus maksettiin työntekijälle.

Tiedot voi ilmoittaa tulorekisteriin eri kanavia pitkin.
Tietojen ilmoittamisen kanavat ovat:

1. tekninen rajapinta

a. reaaliaikainen Web Service -rajapinta
b. viivästetty Web Service -rajapinta
c. SFTP-rajapinta

2. sähköinen asiointipalvelu

a. latauspalvelu
b. verkkolomake

3. paperilomake (erityisestä syystä).

Tiedot on korjattava mitätöimällä aiempi ilmoitus ja antamalla sen jälkeen uusi ilmoitus esimerkiksi silloin, jos maksupäivä, henkilötunnus tai Y-tunnus on ilmoitettu väärin. Katso tarkemmin ohjeen Tietojen korjaaminen tulorekisterissä luvusta 6.

Käyttöliittymällä tarkoitetaan sähköistä asiointipalvelua, jota voi käyttää suorituksen maksaja tai muu tiedon tuottaja, tiedon käyttäjä sekä tulonsaaja

Tulorekisteriin ilmoitetaan ja korjataan vain 1.1.2019 lähtien maksetut palkat. Ennen vuotta 2019 väärin ilmoitetut palkkatiedot korjataan vanhan menettelyn mukaan.

Ansaintakausi on ajanjakso, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin palkanmaksukausi, esimerkiksi vuoden pituinen tai pidempi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, ja se voi olla kunkin ilmoitettavan tulolajin kohdalla eripituinen. Palkan ansainta-aika voi olla eri kuin palkanmaksukausi.

Ansaintakausi on vapaaehtoisesti ilmoitettava täydentävä tieto, jota tarvitsee moni tiedon käyttäjä, esimerkiksi sosiaalivakuuttajat, työttömyyskassat ja Kela. Vaikka ansaintakausi on vapaaehtoisesti annettava täydentävä tieto, sen ilmoittamista suositellaan.

Palkanmaksukausi on ajanjakso, jolta palkka maksetaan. Työsuhteen päättyessä päättyy myös palkanmaksukausi. Palkka on maksettava palkanmaksukauden viimeisenä päivänä, jollei toisin sovita. Aineistossa voi olla vain yksi palkanmaksukausi.
Tulon ansainta-aika (ns. ansaintakausi, kertymäaika) voi olla eri kuin palkanmaksukausi. Ansaintakausi on ajanjakso, jolta tulo on kertynyt. Ansaintakausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin palkanmaksukausi, esimerkiksi vuoden pituinen tai pidempi. Ansaintakausi on tulolajikohtainen tieto, ja se voi olla kunkin ilmoitettavan tulolajin kohdalla eripituinen.

Tiedot ilmoitetaan jokaisen maksutapahtuman jälkeen erikseen.

Ei voi, jos kuukausi- ja tuntipalkkaisilla on eri palkanmaksukaudet. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoitukset. Jos palkanmaksukausi on tuntipalkkaisilla ja kuukausipalkkaisilla eri, tiedot on annettava eri aineistoissa, vaikka maksupäivä olisi sama.

Kyllä voi. Teknistä rajapintaa käyttäessään tietojen ilmoittajan ei tarvitse erikseen kirjautua palveluun ja tunnistautua henkilökohtaisesti. Teknisen rajapinnan käyttöä varten tarvitaan varmenne. Tulorekisterin varmennepalvelussa muodostettu varmenne annetaan joko yritykselle itselleen tai sen puolesta asioivalle tilitoimistolle tai muulle palkkahallinnon kumppanille.

Sähköisessä asiointipalvelussa voi toimittaa tietoja tulorekisteriin kahdella tavalla: lataamalla tiedostoja tai syöttämällä yksittäisen ilmoituksen tiedot verkkolomakkeella. Sähköiseen asiointipalveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksella.

Ei voi. Yhdessä aineistossa voi olla yhden maksupäivän ja palkanmaksukauden ilmoituksia. Jos tulonsaajille on maksettu viitenä eri päivänä suorituksia, maksajan pitää muodostaa näistä viisi eri aineistoa. Halutessaan maksaja voi toimittaa kaikki aineistot tulorekisteriin samana päivänä, mutta tällöin on noudatettava maksupäivä + 5 päivää -periaatetta, eli kaikki maksutiedot on annettava heti viidentenä päivänä ensimmäisen maksupäivän jälkeen. Maksaja voi esimerkiksi ladata aineistot tulorekisteriin samalla kertaa latauspalvelussa.

Ilmoitustapa 2:n tulolajeilla voi ilmoittaa tietoja sekä tunti- että kuukausipalkkaisille. Ilmoitustapa 2:n tulolaji Aikapalkka (koodiarvo 201) voi olla käytössä myös kuukausipalkkaisille. Sama koskee muitakin ilmoitustapa 2:n tulolajeja, kuten Lomarahaa (koodiarvo 213). Vaihtoehtoisesti maksaja voi ilmoittaa kuukausipalkan yhteissummana ilmoitustavan 1 mukaisesti (tulolajin koodiarvo 101).

Tulorekisteriin toimitettavilla aineistoilla on koko- ja määrärajoitukset. Yhdessä aineistossa voi olla joko 10 000 palkkatietoilmoitusta tai aineiston enimmäiskoko voi olla 50 MB. Jos aineisto on tätä suurempi, tiedot on lähetettävä useammassa aineistossa. Tämä määrä on SFTP-aineistojen enimmäiskoko. Reaaliaikaisessa Web Service -kanavassa enimmäismäärä on yksi ilmoitus, jonka enimmäiskoko on 1 MB.

Keinotekoisella tunnisteella ilmoittamista ei missään nimessä suositella.
Keinotekoiset tunnisteet ovat käyttäjäkohtaisia, ja eri tiedon käyttäjillä voi olla käytössään sama tunniste eri henkilöille.
Suosituksena on käyttää asiakkaan ulkomaista tunnistetta, jos varsinaista suomalaista asiakastunnistetta ei ole.

Luontoisetu on ilmoitettava jommankumman kyseessä olevan kuukauden maksupäivän ilmoituksella.

Jos tilitoimisto tekee asiakasyrityksensä puolesta hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi ja hakee varmenteen, sillä pitää olla voimassa oleva toimeksiantosopimus asiakasyrityksen kanssa.

Voit antaa 100 ilmoitusta yhdessä aineistossa, jos käytät latauspalvelua tai teknistä rajapintaa ja ilmoituksilla on sama maksupäivä ja palkanmaksukausi. Yksi ilmoitus sisältää yhden tulonsaajan tiedot, mutta voit lähettää aineistossa useiden tulonsaajien ilmoituksia yhdellä kerralla.

Jos tietojen ilmoittamiseen käytetään teknistä rajapintaa, ei tarvita Suomi.fi-tunnistusta eikä valtuuttamista. Tilitoimisto tarvitsee ainoastaan varmenteen. Varmenteen hakee se taho, joka toimittaa tietoja tulorekisteriin, eli yritys itse, tilitoimisto tai palkkahallinnon kumppani.

Yrityksen nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tekee hakemuksen teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi ja tilaa samalla varmenteen. Lisätietoa annetaan tulorekisteri.fi-sivulla.

Tulotietojärjestelmästä annetun lain mukaan tiedot on annettava. Tulorekisteriin on ilmoitettava palkkatietoilmoituksella kaikki ne tiedot, jotka on tälläkin hetkellä ilmoitettava jollekin tulorekisterin tiedon käyttäjälle palkkatiedoista esimerkiksi vuosi-ilmoituksella. Nykyisin nämä tiedot ilmoitetaan Verohallinnolle rajoitetusti verovelvollisten vuosi-ilmoituksella, joten tiedot ilmoitetaan jatkossa tulorekisteriin.

Tulonsaajan tiedot on ilmoitettava tulorekisteriin ensisijaisesti suomalaisella henkilötunnuksella. Ulkomailla asuvasta henkilöstä on lisäksi annettava tieto ulkomaisesta vero- tai henkilötunnisteesta. Jos tulonsaajalla on sekä suomalainen että ulkomainen tunniste, ilmoitetaan molemmat tunnisteet.

Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, hänestä on ilmoitettava nimi, syntymäaika, sukupuoli ja osoite. Rajoitetusti verovelvollisesta tulonsaajasta on aina ilmoitettava myös asuinvaltio ja asuinvaltion verotunniste (TIN), jos tunniste on käytössä asuinvaltiossa, sekä yhteystiedot asuinvaltiossa.

Nykyisen yleisestä tiedonantovelvollisuudesta annetun Verohallinnon päätöksen mukaan palkintoa ei tarvitse ilmoittaa, jos sen arvo on alle 100 euroa. Ilmoitus annetaan vain rahanarvoisista palkinnoista eli ei pokaaleista. Tulorekisterissä ei kuitenkaan ole euromääräisiä alarajoja, joten jatkossa täytyy antaa ilmoitus, jos kunta jakaa jotain rahanarvoista palkinnoksi. Pokaaleista ei edelleenkään tarvitse antaa ilmoitusta.

Edun voi työsuhteen jälkeenkin ilmoittaa luontoisetujen tulolajeilla käyttäen käypää arvoa.

Jos palkkaa on jäänyt maksamatta ja maksu suoritetaan vuoden ajalta takautuvasti, maksettu suoritus ilmoitetaan tulorekisteriin uudella ilmoituksella silloin, kun tulo maksetaan. Tärkeää on ilmoittaa tulon ansaintakaudet.

Ei ilmoiteta. Tulorekisteriin ilmoitetaan vain 1.1.2019 ja sen jälkeen maksetut suoritukset. Näin ollen joulukuun viimeisenä päivänä 2018 maksetut suoritukset ilmoitetaan vuosi-ilmoituksella esimerkiksi Verohallinnolle.