Edunsaajan tietosuojaseloste

Lounas-, virkistys-, työmatka, hieronta- ja hammashoitoetujen hallinnointi

Edenred Finland käsittelee henkilötietoja Edenred Finlandin myöntämän digitaalisen edun tai paperien arvosetelin hallintaan liittyviin tarkoituksiin tuotemerkeillä Lounari, Virike ja Työmatka (jäljempänä ’Ratkaisu’).

Työnantajan Ratkaisun myöntämien työntekijöiden henkilötietoja (jäljempänä ’Edunsaajat’) voidaan käsitellä myös MyEdenredissä tai OneForcessa, jota koskevat tietosuojailmoitukset löydät tietosuojailmoituksesta (edenred.fi).

Rekisterinpitäjän henkilöllisyys

Edenred Finland Oy, jonka pääkonttori sijaitsee osoitteessa Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki, on jäljempänä tässä dokumentissa tarkoitettu rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietojasi jäljempänä määriteltyihin tarkoituksiin.

Käsittelyn tarkoitukset

Lounas-, Virike-, työmatka-, hieronta- ja hammashoitoetujen hallinta kattaa yleensä seuraavat henkilötietojen käsittelytoiminnot:

• Ratkaisun latauspyyntöjen hallinta
• Ratkaisun myöntäminen ja niiden toimittaminen Edunsaajille
• Kortin/lompakon (fyysisen ja digitaalisen maksutavan tai vain digitaalisen maksutavan) toimittaminen ja aktivointi, jotta edunsaajat voivat käyttää Ratkaisua (jäljempänä "Edenred-kortti")
• Ilmoitus Edunsaajille joka kerta, kun Ratkaisun saldoa on ladattu, sekä lähestyvästä edun vanhenemispäivästä, käytettävissä olevasta saldosta ja Ratkaisun avulla tehdyistä maksutapahtumista
• Ratkaisun käyttöä koskevien tietojen toimittaminen Edunsaajille sähköisessä tai paperimuodossa
• Ratkaisun turvallinen käyttö, mukaan lukien erilaisten keinojen tarjoaminen Edenred-kortin sulkemiseksi katoamisen, varkauden tai luvattoman käytön sattuessa
• Ratkaisulla tehtyjen tapahtumien käsittely "first in, first out" -periaatteella ja hyvitys Edenred Finlandin verkostoon kuuluville käyttöpaikoille, jotka ovat hyväksyneet sen maksutavaksi

Käsittely on tarpeen myös Edenred Finlandia koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi

Asianomaisten henkilötietojen ryhmät

Työnantajalta kerättyjä Edunsaajia koskevia, yllä mainittuihin tarkoituksiin käytettyjä henkilötietoja ovat mm.

• Tunnistustiedot: sukunimi, etunimi, sosiaaliturvatunnus
• Ammattitiedot: Yrityksen nimi
• Yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Ratkaisun edunsaajaan liittyvät ratkaisuun liittyvät tiedot: etu- ja latausparametrit, kuten aloituspäivä, lopetuspäivä, summat, tiheys, määrä, nimellisarvo, voimassaoloaika ja jakelu-/toimituspaikka

Edunsaajilta Ratkaisun käytöstä kerätyt yllä mainittuihin tarkoituksiin käytetyt henkilötiedot sisältävät:

• Ratkaisun avulla tehtyihin tapahtumiin liittyvät tiedot
• Tiedot tapahtumista, joita voi ilmetä Ratkaisun käytön aikana

Käsittelyn oikeusperusta

Nämä henkilötietojen käsittelytoimet ovat tarpeen sellaisen sopimuksen täyttämiseksi, joka koskee Ratkaisun ehtoja tai Ratkaisun toimittamista Edunsaajille. Käsittely voi myös olla tarpeen edunsaajan työnantajan pyynnöstä tehtyjen sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi (esimerkiksi kortin käyttöönotto). Tällöin käsittely perustuu Edenred Finlandin oikeutettuun etuun, jotta on mahdollista aloittaa Ratkaisun toimittaminen työnantajan kanssa sovitulla tavalla.

Edellä mainitun lisäksi Edenred Finlandilla on tiettyjä lakisääteisiä velvoitteita, jotka sen tulee täyttää Ratkaisun hallinnoinnissa palveluntarjoajana. Tältä osin asiaankuuluvat lakisääteiset velvoitteet johtuvat seuraavasta lainsäädännöstä (ottaen huomioon kulloisetkin muutokset): verohallintolaki (503/2010), verohallinnon yksityiskohtainen ohje koskien luontois- ja henkilökuntaetujen hankkimista kohdennetuilla maksuvälineillä (VH/481/00.01.00/2020), tuloverolaki (1535/1992) ja kirjanpitolaki (1336/1997).

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietosi ovat Edenred Finland Oy:n valtuutettujen työntekijöiden saatavilla, mukaan lukien:

• Edenred Finlandiin suoraan yhteydessä olevat henkilöt ja organisaatiot, jotka tarvitsevat tietoja osana Ratkaisun hallinnointia, kuten:
  • Eri alustojen ja prosessorien tukitiimit
  • Asiakaspalvelutyöntekijät: asiakaspalvelua tarjoavat työntekijät ja alihankkijat
  • Paikallinen järjestelmänvalvoja: Edenredin tekniset ja liiketoiminnalliset paikalliset järjestelmänvalvojat

Jokaisella heistä on omat tietotarpeensa mukaiset käyttöoikeudet.

Henkilötietojasi ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi tarvittaessa seuraaville vastaanottajaryhmille, joille Edenred Finland Oy on nimenomaisesti valtuuttanut tarjotun palvelun suorittamisen:

• Edenredin palveluntarjoajat
• Käyttäjän/edunsaajan työnantaja osana Ratkaisun hallinnointia henkilöstönsä jäsenille
• Ja näitä tietoja vaativat viranomaiset, mukaan lukien Verohallinto.

Voit aina pyytää tarkempia tietoja siitä, ketkä vastaanottajat ovat saaneet henkilötietojasi.

Henkilötietojen siirto

Edenred Finland Oy varmistaa, että OneForcen puitteissa kerättyjä henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle ilman Euroopan komission riittävyyttä koskevaa päätöstä (GDPR 45 artikla) tai asianmukaisten ja riittävien turvatoimien luomista, joilla varmistetaan henkilötietojesi suojaaminen, mukaan lukien vakiosopimuslausekkeet (GDPR:n artikla 46).

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietojasi säilytetään seuraavan ajan:

Henkilötiedot arkistoidaan ja pääsy on rajoitettu heti, kun niitä ei enää tarvita Ratkaisun hallintaan, kuten alla on kuvattu:

Henkilötietojasi säilytetään 1 vuoden ajan työnantajan ja Edenred Finland Oy:n välisen palvelusopimuksen päättymisestä. Jos työsuhteesi asiakasyritykseen päättyy, tietojasi säilytetään niin kauan kuin sinulla on voimassa oleva kortti (enintään 24 kuukautta, mikä vastaa kortin voimassaoloaikaa).

Oikeudellisista syistä joitain henkilötietoja säilytetään enintään 7 vuoden ajan tiedostosi sulkemisesta tai Ratkaisun myöntäneen asiakasyrityksen sulkemisesta ja, mikäli tuona aikana käynnistetään oikeusprosesseja, siihen saakka, kunnes kaikki oikeusprosessit ovat päättyneet.

Kun tämä ajanjakso on umpeutunut, henkilötietosi poistetaan tai anonymisoidaan.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttö

Sinulla on voimassa olevan sääntelyn mukaisesti oikeus päästä käsiksi tietoihisi, oikaista ja poistaa niitä. Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavassa laissa säädetyin edellytyksin sinulla on myös oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.
Voit käyttää oikeuksiasi täyttämällä tästä löytyvän lomakkeen tai kirjoittamalla osoitteeseen Edenred Finland Oy – Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki.

Kun meillä ei ole laillista mahdollisuutta auttaa sinua käyttämään oikeuksiasi, koska tiedot ovat jonkin edellä mainitun kolmannen osapuolen hallussa, rekisterinpitäjä on kyseinen kolmas osapuoli, ja heidän tietosuojakäytäntönsä pätee. Muissa pyynnöissä tai valituksissa voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dpo.finland@edenred.com.

Muistutamme myös, että voit tehdä henkilötietojesi käsittelystä valituksen paikalliselle tietosuojavaltuutetulle, kuten Tietosuojavaltuutetun toimistolle.