OneForce -tietosuojaseloste

OneForce-alusta (Salesforce CRM:n Edenred-ydinmalli) pyrkii hallitsemaan kaikkia Edenredin vuorovaikutusprosesseja eri yritysliidien, palveluntarjoajien, yritysasiakkaiden ja käyttäjien/edunsaajien kanssa sekä lisäämään Edenredin henkilöstön toiminnan tehokkuutta ja parantamaan asiakaskokemusta 100 % digitaalisessa kokemuksessa. Kaikkiin näihin tarpeisiin vastaamiseksi joitakin henkilötietojasi on käsiteltävä, kun olet vuorovaikutuksessa Edenredin kanssa. Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös muihin tarkoituksiin, kuten MyEdenredin käyttöön tai omien etujesi hallinnointiin. Muita henkilötietojen käsittelytarkoituksia varten tehdyt tietosuojailmoitukset löydät kohdasta tietosuojailmoituksesta (edenred.fi).

Rekisterinpitäjän henkilöllisyys

Edenred Finland Oy, jonka pääkonttori sijaitsee osoitteessa Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki, on jäljempänä tässä dokumentissa tarkoitettu rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilökohtaista dataasi OneForcessa jäljempänä määriteltyihin tarkoituksiin.

Käsittelyn tarkoitukset

Edenred Finland Oy käsittelee henkilötietojasi seuraavissa tarkoituksissa:

• Asiakashallinnoinnin tapauskohtaista hallintaa ja seurantaa varten (erityisesti Asiakaspalvelun toiminnan ja myyntiedustajan tuen kautta)
• Työkalutuki ja -ylläpito OneForcen vianmääritystoimintaa varten

Asianomaisten henkilötietojen ryhmät

Edenred Finland Oy rekisterinpitäjänä ilmoittaa, että se kerää ja käsittelee OneForcen kautta ja yllä lueteltuihin tarkoituksiin seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:

• Tilitiedot, esim.: tilisi tila, yhdistetyn yritysasiakkaan tilin nimi, extranet-käyttäjätunnus jne.
• Toimintatiedot, esim. portaalin viimeinen käyttöpäivä, ekstranetin viimeinen käyttöpäivä, extranetin tila, extranetin rekisteröintipäivä jne.
• Yleiset henkilötiedot, esim. yhteyshenkilön nimi, etunimi, sukunimi jne.
• Yhteystiedot, esim: sähköpostiosoite jne.
• Taloudelliset tiedot (vain lukuoikeus), esim. osittainen PAN-numero jne.
• Vuorovaikutus Edenredin kanssa, esim. tapahtuman prioriteetti, tapahtuman alkuperä, tapahtuman numero, tapahtuman kuvaus jne.
• Viralliset asiakirjat tarvittaessa
• Organisaatiotiedot, esim. käyttäjärekisteriin liittyvä Edenredin liiketoimintayksikön nimi jne.
• Henkilökohtaiset tiedot, soveltuvin osin
• Asetustiedot (valinnaiset henkilötietojen luokat)
• Tuotetiedot (Edenredin tuotteisiin linkitetyt tiedot), esim.: Käyttäjään yhdistetty etuluokka, kortin/korttien nimi, kortin aktivointi/vanhenemispäivä jne.
• Työelämän tiedot, esim.: Käyttäjään yhdistetty työnantaja, ammatillinen postiosoite jne.
• Tekninen tunnus, esim. Tilitunnus, edun käyttöjärjestelmän tunnus, kortinhaltijan käyttöjärjestelmän tunnus, omistajan tunnus, rekisteritunnus CRM-työkalussa jne.

Käsittelyn oikeusperusta

Nämä henkilötietojen käsittelytoimet ovat oikeudellisesti perusteltuja:

• Sellaisten sopimusten täyttämiseksi, jotka koskevat asiakashallinnoinnin puitteissa tapausten hallintaa ja seurantaa (erityisesti Asiakaspalvelun toiminnan ja myyntiedustajan tuen kautta)
• Edenredin oikeutettujen etujen perusteella, koska CRM- työkalun käyttöönotto on tarpeen tehokkaan vuorovaikutusprosessin järkeistämiseksi eri yritysjohtojen, palveluntarjoajien, yritysasiakkaiden ja käyttäjien/edunsaajien kanssa ja Edenredin henkilöstön toiminnan tehostamiseksi. Tätä oikeusperustaa sovelletaan työkalutuen ja ylläpidon puitteissa OneForcen hallinnan vianmääritykseen

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietosi ovat Edenred Finland Oy:n valtuutettujen työntekijöiden saatavilla, mukaan lukien:

• Asiakaspalvelu: asiakaspalvelua tarjoavat työntekijät ja alihankkijat, jotka hoitavat käyttäjien yhteydenottopyyntöjä.
• Paikallinen järjestelmänvalvoja: Edenredin tekniset ja liiketoiminnalliset paikalliset järjestelmänvalvojat
• Liiketoiminnan johtaja: Edenred Finland Oy:n laillinen edustaja

Jokaisella heistä on omat tietotarpeensa mukaiset käyttöoikeudet.

Henkilötietojasi ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi tarvittaessa seuraaville yrityksille, joille Edenred Finland Oy on nimenomaisesti valtuuttanut tarjotun palvelun suorittamisen;

• Edenred SE, joka suorittaa tuen ja ylläpidon OneForcelle
• SalesForce SaaS-ratkaisujen toimittajana
• OwnBackup, SaaS-ratkaisujen tarjoaja arkistointi- ja varmuuskopiointityökaluna
• Microsoft, Office 365:n SaaS-ratkaisujen toimittajana (erityisesti tapahtumien/esityslistan ja sähköpostin hallintaan
• Medallia, SaaS-ratkaisujen toimittajana asiakaskokemuksen parantamiseen
• Hubspot, SaaS-ratkaisujen toimittajana markkinoinnin automaatioon ja sisällönhallintajärjestelmään
• FrontAI, SaaS-ratkaisujen toimittaja chatbot AI:lle (nimeltään Ella)
• Ja viranomaiset, jotka tarvitsevat tällaisia tietoja tarkoituksiinsa, mukaan lukien Verohallinto

Voit aina pyytää tarkempia tietoja siitä, ketkä vastaanottajat ovat saaneet henkilötietojasi.

Henkilötietojen siirto

Edenred Finland Oy varmistaa, että OneForcen puitteissa kerättyjä henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle ilman Euroopan komission riittävyyttä koskevaa päätöstä (GDPR 45 artikla) tai asianmukaisten ja riittävien turvatoimien luomista, joilla varmistetaan henkilötietojesi suojaaminen, mukaan lukien vakiosopimuslausekkeet (GDPR:n artikla 46).

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietojasi säilytetään 1 vuoden ajan Yritysasiakkaan ja Edenred Finland Oy:n välisen palvelusopimuksen päättymisestä. Jos työsuhteesi yritysasiakkaaseen päättyy, tietojasi säilytetään niin kauan kuin sinulla on voimassa oleva kortti (enintään 24 kuukautta, mikä vastaa kortin voimassaoloaikaa).

Oikeudellisista syistä joitain henkilötietoja säilytetään enintään 7 vuoden ajan tiedostosi sulkemisesta tai Ratkaisun myöntäneen asiakasyrityksen sulkemisesta ja siinä tapauksessa, että ajanjakson kuluessa on aloitettu oikeusprosesseja, siihen asti, kunnes ne ovat päättyneet.

Kun tämä ajanjakso on umpeutunut, henkilötietosi poistetaan tai anonymisoidaan.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttö

Sinulla on voimassa olevan sääntelyn mukaisesti oikeus päästä käsiksi tietoihisi, oikaista ja poistaa niitä. Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavassa laissa säädetyin edellytyksin sinulla on myös oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.
Voit käyttää oikeuksiasi täyttämällä tästä löytyvän lomakkeen tai kirjoittamalla osoitteeseen Edenred Finland Oy – Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki.

Kun meillä ei ole laillista mahdollisuutta auttaa sinua käyttämään oikeuksiasi, koska tiedot ovat jonkin edellä mainitun kolmannen osapuolen hallussa, rekisterinpitäjä on kyseinen kolmas osapuoli, ja heidän tietosuojakäytäntönsä pätee. Muissa pyynnöissä tai valituksissa voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dpo.finland@edenred.com.

Muistutamme myös, että voit tehdä henkilötietojesi käsittelystä valituksen paikalliselle tietosuojavaltuutetulle, kuten Tietosuojavaltuutetun toimistolle.