Oneforce- tietosuojaseloste

OneForce CRM -alusta (Salesforce CRM:n Edenred-ydinmalli, myöhemmin ”OneForce”) pyrkii hallitsemaan kaikkia Edenredin vuorovaikutusprosesseja eri liidien, palveluntarjoajien, yritysasiakkaiden ja käyttäjien/edunsaajien kanssa Edenredin henkilöstön toiminnan tehostamiseksi sekä asiakkaiden ja liidien asiakaskokemuksen parantamiseksi 100 % digitaalisessa kokemuksessa.

Kaikkiin näihin tarpeisiin vastaamiseksi joitakin henkilötietojasi on käsiteltävä, kun olet vuorovaikutuksessa Edenredin kanssa. Henkilötietojasi voidaan käsitellä myös muihin tarkoituksiin, liittyen esim. markkinointiin tai turvallisuuteen, joita koskien löydät tietosuojailmoitukset tietosuojaselosteesta (edenred.fi).

Rekisterinpitäjän henkilöllisyys

Edenred Finland Oy, jonka pääkonttori sijaitsee osoitteessa Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki, on jäljempänä tässä dokumentissa tarkoitettu rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilökohtaista dataasi OneForcessa jäljempänä määriteltyihin tarkoituksiin.

Käsittelyn tarkoitukset

Edenred Finland Oy käsittelee henkilötietojasi seuraavissa tarkoituksissa:

Potentiaalisten yhteyksien hallinta seuraaviin tarkoituksiin:

• Liidin ja mahdollisuuksien hallinta erityisesti:
  • Neuvottelu, tarjous ja sopimusten hallinta (sopimusta edeltävät neuvotteluvaiheet)
  • Hyväksyntäprosessin seuranta (sopimusten validointiprosessin seuranta hyväksyvän tahon kanssa)
  • Hyväksyntäallekirjoitus (sopimuksen vahvistavan tahon allekirjoituksen tallentaminen ja sopimuksen rekisteröinti)
• Liidien mieltymyksien (opt-out) hallinnointi, yhteydenotoissa markkinointi- ja/tai uutiskirjetarkoituksin
• Yritysasiakkaiden tapauskohtaista hallinnointia ja seurantaa varten (erityisesti asiakaspalvelutoiminnan ja myyntiedustajan tuen kautta)
• Profilointi (ensisijainen kieliominaisuus) liidien, palveluntarjoajien ja asiakkaiden kieliasetusten hallintaa varten (sujuvoittakseen vuorovaikutusta varten Edenred-tiimien kanssa)
• Työkalujen tuki ja ylläpito OneForcen vianmääritystoimia varten

Asianomaisten henkilötietojen ryhmät

Edenred Finland Oy rekisterinpitäjänä ilmoittaa, että se kerää ja käsittelee OneForcen kautta ja yllä lueteltuihin tarkoituksiin seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:

• Tilitiedot, esim. tilin nimi, extranet-käyttäjänimi jne.
• Toimintatiedot, esim. extranetin viimeinen sisäänkirjautumispäivä, extranet-rekisteröintipäivä, MyOrder-aktivointipäivä, portaalin viimeinen yhteys jne.
• Yleiset henkilötiedot, esim. yhteyshenkilön nimi, etunimi, sukunimi jne.
• Yhteystiedot, esim. sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero jne.
• Sopimustiedot, esim. sopimusnumero jne.
• Vuorovaikutus Edenredin kanssa, mm. tapahtuman tila, tapaus, tehtävä ja tapahtuman aihe jne.
• Organisaatiotiedot, mm. yhteystiedon omistaja jne.
• Henkilökohtaisia tietoja, esim. syntymäaika (valinnainen henkilötietojen luokka)
• Asetustiedot, esim. ensisijainen kieli, kieltäytymisasetukset jne.
• Tuotetiedot, esim. tuotetyyppi
• Työelämän tiedot, mm. asiakkaan nimi, osasto jne.
• Tekninen tunnus, esim. Tilitunnus, rekisteritunnus Salesforce CRM -työkalussa jne.

Käsittelyn oikeusperusta

Henkilötietojen käsittelytoimet ovat oikeudellisesti perusteltuja ja perustuvat Edenredin laillisesti oikeutettuun etuun yllä lueteltuihin tarkoituksiin. CRM-työkalun käyttö on Edenred Finland Oy:n oikeutetun edun mukaista tehokkaan vuorovaikutusprosessin rationalisoimiseksi eri yritysjohtajien, kauppiaiden, yritysasiakkaiden ja käyttäjien/edunsaajien kanssa ja tehostaakseen Edenred Finland Oy:n henkilöstön toimintaa. Tätä oikeusperustaa sovelletaan seuraaviin tarkoituksiin:

Potentiaalisten yhteyksien hallinta:

• Liidin ja mahdollisuuksien hallinta erityisesti:
  • Neuvottelu, tarjous ja sopimusten hallinta (sopimusta edeltävät neuvotteluvaiheet)
  • Hyväksyntäprosessin seuranta (sopimusten validointiprosessin seuranta hyväksyvän tahon kanssa)
  • Hyväksyntäallekirjoitus (sopimuksen vahvistavan tahon allekirjoituksen tallentaminen ja sopimuksen rekisteröinti)
• Liidien mieltymyksien (opt-out) hallinnointi, yhteydenotoissa markkinointi- ja/tai uutiskirjetarkoituksin
• Yritysasiakkaiden tapauskohtaista hallinnointia ja seurantaa varten (erityisesti asiakaspalvelutoiminnan ja myyntiedustajan tuen kautta)
• Työkalujen tuki ja ylläpito OneForcen vianmääritystoimia varten

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietosi ovat Edenred Finland Oy:n valtuutettujen työntekijöiden saatavilla, mukaan lukien:

• Myyntiedustajat: Edenredin työntekijä suhteessa Leadin yhteyspisteeseen, asiakkaan yhteyspisteeseen ja kauppiaan yhteyspisteeseen
• Asiakaspalvelutyöntekijät: asiakaspalvelua tarjoavat työntekijät ja alihankkijat
• Paikallinen järjestelmänvalvoja: Edenredin tekniset ja liiketoiminnalliset paikalliset järjestelmänvalvojat
• Liiketoiminnan johtaja: Edenred Suomen laillinen edustaja

Jokaisella heistä on omat käyttöoikeudet tietotarpeensa mukaan.

Henkilötietojasi ei luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi tarvittaessa seuraaville yrityksille, joille Edenred Finland Oy on nimenomaisesti valtuuttanut tarjotun palvelun suorittamisen:

• Edenred SE, joka vastaa OneForcen tuesta ja ylläpidosta
• SalesForce SaaS-ratkaisujen toimittajana
• DocuSign France, SaaS-ratkaisujen toimittaja sopimusten hallintaan
• OwnBackup, SaaS-ratkaisujen toimittaja arkistointiin ja varmuuskopiointiin
• Microsoft, Office 365:n SaaS-ratkaisujen toimittajana (erityisesti tapahtumien/esityslistan ja sähköpostin hallintaan)
• Medallia, SaaS-ratkaisujen toimittajana asiakaskokemuksen parantamiseen

Henkilötietojen siirto

Edenred Finland Oy varmistaa, että OneForce-viitekehyksen puitteissa kerättyjä henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle ilman Euroopan komission riittävyyttä koskevaa päätöstä (GDPR 45 artikla) tai asianmukaisten ja riittävien turvatoimien luomista, joilla varmistetaan henkilötietojesi suojaaminen, mukaan lukien vakiosopimuslausekkeet (GDPR:n artikla 46).

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietojasi säilytetään seuraavan ajan:

• Yritysasiakkaiden/palveluntarjoajien yhteyshenkilöt: enintään 2 vuotta sinun ja Edenred Finland Oy:n välisen palvelusopimuksen päättymisestä
• Yritysliidit: enintään 2 vuotta Edenred Finland Oy:n liidin menettämisestä

Kun tämä ajanjakso on umpeutunut, henkilötietosi poistetaan.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttö

Sinulla on voimassa olevan sääntelyn mukaisesti oikeus päästä käsiksi tietoihisi, oikaista ja poistaa niitä. Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavassa laissa säädetyin edellytyksin sinulla on myös oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä.
Voit käyttää oikeuksiasi täyttämällä tästä löytyvän lomakkeen tai kirjoittamalla osoitteeseen Edenred Finland Oy – Elimäenkatu 15, 00510 Helsinki.

Kun meillä ei ole laillista mahdollisuutta auttaa sinua käyttämään oikeuksiasi, koska tiedot ovat jonkin edellä mainitun kolmannen osapuolen hallussa, rekisterinpitäjä on kyseinen kolmas osapuoli, ja heidän tietosuojakäytäntönsä pätee. Muissa pyynnöissä tai valituksissa voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dpo.finland@edenred.com.

Muistutamme myös, että voit tehdä henkilötietojesi käsittelystä valituksen paikalliselle tietosuojavaltuutetulle, kuten Tietosuojavaltuutetun toimistolle.